经常上网发送邮件的人可能会有邮件被退回的经历，收到被退回的邮件要具体分析，退回的信件一般都会有简短的说明，结合这些说明你可以进一步了解具体的退信原因并作出相应处理。
一、退信由哪些内容组成

由于退信是由收发信系统自动回复的，所以信件大都是英文内容，下面我们先来了解退信中都包含了哪些内容。退信的发件人一般是Mail Administrator（系统管理员），信件的主题一般是Returned Mail之类的句子。退信的上端标明了退信的原因：Invalid User、Connection time out ......等。退信的中部内容是信件往来发生的时间、用户名等具体信息。没有正常发送的信件一般都是将附在最后，便于你及时采取相应的补救措施。
二、退信的原因及解决方法
1、邮件地址错误
如果退信原因中有如下信息之一，请检查收信人的邮件地址是否有误。
550 lt;xxx@xxx.xxx.xx.xxgt;...User unknow
550 Requested action not taken:mailbox unavailable
550.5.1.1 lt;xxx@xxx.xxx.xx.xxgt; is not a valid mailbox
Sorry, no mailbox here by that name
550 Invalid recipient lt;xxx@xxx.xxx.xx.xxgt;
xxx@xxx.xxx.xx.xx(user not found)

如果邮件地址是正确的，那可能对方的这个电子邮件信箱已经不再使用了。为了确定，可再重发一次以防是由于对方邮箱的收件服务器的技术故障而导致的退信。
2、邮箱空间不够

如果退信原因中显示如下信息之一,表示邮箱溢出。
552 Message size exceeds fixed maximum message size(5000000)
552 Message size exceeds maximum message size
552 Message size exceeds fixed maximum message size:5242880 bytes

这是指对方邮箱作了限制，剩余空间不够大，你发出的信件超过了它的容量限制，对方只好把它退回来。解决方法是将信件“减肥”，比如将附件压缩、删除不必要的内容、，也可以等对方将邮箱清理后你再发邮件。
3、邮箱空间已满

由于对方邮箱容量作了限制，一旦邮箱被塞满，则退信原因中会出现如下信息之一：
User is over the quota
552 lt;xxx@xxx.xxx.xx.xxgt;...Mailbox is full
550 lt;xxx@xxx.xxx.xx.xxgt;...Can#39;t create output
552 Requested mail action aborted: storage allocation

这种情况你只有等一两天或者通知你的朋友删除（或从服务器取走）旧信，然后再次发送邮件。
4、邮箱设置有误

如果退信原因中出现下列提示：
554 Too many hops 27 (25 max): from lt;user@gt;firstdomain.comgt; via mail. firstdomain.com, to lt;sameuser@seconddomain.comgt;

说明你蹦跳太多了，这是因为你发出的信抵达对方的A邮箱后，由于A邮箱设置了自动转发至B邮箱，而B邮箱又设置了自动转发回A邮箱。因此，你的信就在A邮箱和B邮箱之间没完没了地做旅行，时间一长，收发信服务器也不堪其扰，只好把信退回给你。
5、发信服务器故障

如果退信原因中出现：
lt;user@xxx.xxx.xxx.xxxgt;: connect to xxx.xxx.xxx.xxx timed out

表示超时错误，大多是由于收信一方的服务器同一时间收到了过多的邮件，当然这些邮件里少不了垃圾邮件在作祟，而你的邮件却因此无法正常发送了。这类问题不会困扰太长时间，稍等片刻重新发送即可。
6、发信服务器被屏蔽

如果退信原因为：
554 lt;xxx@xxx.xxx.xxgt;: Recipient Address rejected:Relay access denied

则与收信方无关，一般是由于你的发信服务器有了问题，它拒绝为你将信发送到这个地址。不过这种问题出现的机率较小。
7、其他

除此以外，一次发送的信件太大，造成发送失败的机率也比较大。因此，如果有很多附件要发送，最好分成几个小邮件发送。